把一天变四十八小时

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惠普总裁、东南航空最高执行长、天美時鐘錶最高执行长常年在外旅行，却有时间和顾客沟通、接受采访、和总统开会……，他们有什么祕訣？
高阶主管的一天经常是恐怖万分的。
一个接一个的会议、电话不斷、舟车劳顿、研讨会、午餐会报。既要用宏观的眼光思考公司的长程大计，又要聚精会神盯紧日常营运的琐事。无怪乎许多人要感叹，高阶主管真不是人干的！

美国財星杂志最近专文报导一些高阶主管如何「分身有术」的例子，值得参考。作者指出，时间管理其实就是做決策，是决定哪些事重要，哪些事不重要。
分析时间如何分配
分析一下自己的时间都用到哪里去了，是时间管理的第一步。惠普公司总裁柏拉特（Lewis Platt）可以把自己的时间划分得清清楚楚。
他花二○％的时间和客戶沟通，三五％的时间在会议，一○％的时间在电话上，五％的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些空档时间来处理突发狀況，例如接受新闻界的访问等。

柏拉特身为美国第二大电脑硬体公司的总裁，每年有三分之二的时间都在旅行，怎么会有时间和顾客沟通？关键就在于「授权」。经过几个月和顾问研究怎样改善时间管理，現在柏拉特把和顾客电话沟通的工作，都授权出去，仍可掌握顾客需求（他聘用一些退休主管来担任这个工作，然后向他报告结果）。柏拉特也決定授权別人，来代替他到外界演讲。

授权，才有更多时间
愈来愈多的高阶主管，让別人来掌握自己的时间表。这並不代表主管失去自我掌控权。相反地，这代表主管可以自由地针对目标和策略，做更广阔的思考。
当然，这必须有一位得力的助手才办得到。美国东南航空公司最高执行长凱勒赫（Herb Kelleher），就授权一位副总裁（原来是他的法律秘书）全权管理他的时间表。每天副总裁都会給他一张待处理事項的单子，里面的事情分成两类，一类是必须立刻完成的，一类是最迟可以延到明天早上。凱勒赫覺得这个方法非常神奇。
【把一天变四十八小时】高阶主管管理时间的方式，各有不同，但目的应该都一样──让自己有时间思考全局。大部份主管都同意，在日理万机之余，让身心有适度的休息是必要的。常年在外旅行的天美时钟表公司最高执行长杰克比（Michael Jacobi ）有个原則，在旅行時，一天晚上安排和客戶晚餐，一天晚上休息。像这样把时间表的松紧做适度调整，值得決策者参考。

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